Documentos de uso en el Comercio

PRIMERO BÁSICO 
CONTABILIDAD I
Tema: Documentos de uso en el Comercio

DOCUMENTOS DE USO EN EL COMERCIO

Dentro de la actividad comercial existe infinidad de transacciones y para cada una de ellas debe haber un documento que sirva de soporte o amparo para operar los registros contables y dar fe que efectivamente fue realizada. Se dividen en Comerciales y de Crédito

 

DOCUMENTOS COMERCIALES

Son documentos que amparan una transacción comercial dejando constancia de los términos en que se llevó a cabo la operación. Se deben emitir como mínimo en original y una copia.

 La factura

Es un documento que respalda la compra-venta de mercadería y prestación de servicios. Deben ser autorizadas por la SAT y emitidas por la imprenta que previamente se ha acreditado al momento de la inscripción del establecimiento comercial.

FEL - Factura Electrónica en Línea: Tiene las mismas características que la factura en papel, pero es registrada electrónicamente, lo que garantiza:

·         La existencia y procedencia del emisor y receptor.

·         La precisión de su contenido.

·         El control en “tiempo real”.

·         La facilidad de acceso a la información.

·         Igual validez a las de papel.

·         Incorpora un código de Autorización de Emisión (CAE) que la hace única.

Beneficios para el Contribuyente:

·         Reducción de costo en almacenamiento.

·         Brinda seguridad en el resguardo de documentos.

·         Eliminación de falsificación o alteración.

·         Disminuye el riesgo o probabilidad de fraude.

·         Facilita el cumplimiento voluntario de sus obligaciones tributarias.

·         Facilita el archivo y búsqueda de documentos.

Nota de crédito

Es un documento que se emite para registrar devoluciones, anulaciones o descuentos sobre operaciones ya facturadas. Las condiciones y características son las mismas que la Nota de débito.

 

Nota de débito

Es un documento que se emite para aumentos del precio o recargos sobre operaciones ya facturadas. Deben ser autorizadas por la SAT por medio del mismo procedimiento de las facturas y deben contener como mínimo los mismos elementos de la factura corriente.

 

Factura especial

Es emitida por el contribuyente cuando compra bienes o adquiere servicios de personas individuales que por la misma naturaleza de sus actividades o por cualquier otra circunstancia no extienden factura.

 

Recibo simple

Documento por el cual una persona física y/o moral manifiesta haber recibido de otra, una determinada cantidad de dinero, mercancías u objetos, por el concepto que en el mismo documento se expresa, lo utilizan las personas particulares.

 

Recibo de caja

Son los que utilizan las empresas como comprobante de un abono, anticipo o pago total de una cuenta pendiente. Generalmente se emite una factura cambiaria cuando se vende al crédito y está lleva la leyenda: “La cancelación de esta factura no es válida sin el correspondiente recibo de caja”.

 

A los recibos de caja no se les adhiere timbres fiscales ya que respaldan una factura cambiaria emitida previamente, la cual ya tiene incluido el Impuesto al Valor Agregado.

 

El recibo puede ser emitido en original y una copia.

 

DOCUMENTOS DE CRÉDITO

Son títulos de crédito que incorporan un derecho literal y autónomo, con el cual la persona que lo tiene en su poder puede hacerlo efectivo o bien negociarlo respetando los términos expresados en el documento. Los títulos de crédito tienen calidad de bienes muebles.

 

Cheque

Es uno de los títulos de crédito más utilizados dentro y fuera del ámbito comercial. Únicamente pude ser librado contra un Banco, en formularios impresos suministrados y aprobados por lo mismo. Los fondos se manejan por medio de una cuenta de depósitos monetarios, donde el propietario ordena al banco a pagar cierta cantidad de dinero al tenedor del cheque.

Si el propietario desea retirar sus fondos, debe hacerlo emitiendo un cheque a su nombre.

 

Tipos de cheque

 

Cheques Especiales

Son utilizados con menor frecuencia que los cheques corrientes, pero por sus características son necesarias en ciertas ocasiones, el Código de Comercio describe sus usos en los artículos del 517 al 543.

 

Cheque Cruzado

Se utiliza para ser cobrado únicamente por el Banco, no se recibe dinero en efectivo sino solo debe depositarse a una cuenta bancaria. El cruce consiste en trazar dos líneas paralelas en el anverso del cheque. Si entre las líneas del cruzamiento aparece el nombre del Banco que debe cobrarlo, el cruzamiento será especial.

 

Cheque para abono en cuenta

Es similar al cheque cruzado, con la diferencia que en vez de llevar las líneas paralelas, lleva escrita la leyenda: “Para abono en cuenta”.

 

Cheque Certificado

Es cuando el librador pide al librado (banco) antes de emitir el cheque que certifique la existencia de fondos disponibles para su pago, colocando en el anverso la leyenda: “Cheque Certificado”. La certificación no puede ser parcial, el cheque debe emitirse a la orden y No Negociable.

La certificación hará responsable al librado frente al tenedor que durante el periodo de presentación (15 días) tendrá fondos suficientes para pagar el Cheque.

 

El librador no podrá anular el cheque certificado, pero si podrá dejarlo sin efecto devolviéndolo al banco librado.

 

Cheque con Provisión Garantizada

Son formularios de cheques que el Banco librado entrega al librador (cuentahabiente), donde consta la fecha de entrega, la fecha de vencimiento de la garantía y el valor máximo por el cual puede ser cobrado. Estos cheques deben ser emitidos a la orden y la garantía se extinguirá así:

-        Son emitidos después de 3 meses de la fecha de entrega de los formularios.

-        Si el cheque no se presenta al obro durante el periodo de presentación.

 

Cheque de Caja o de Gerencia

Es el cheque que extienden los bancos a cargo de sus propias dependencias; es decir, que el librador y el librado es el mismo. El cheque de caja siempre debe ser emitido a la orden y No Negociable.

 

Este cheque también puede ser solicitado por una persona particular, con el objetivo que el librado garantice los fondos. A diferencia del cheque certificado, el cheque de caja se puede obtener aún si el librador no es cuentahabiente del banco y pagar la suma por la cual se emitirá el cheque más la comisión que el banco cobra por este servicio. Si el librador fuera cuentahabiente solo tendrá que pagar la comisión, ya que el monto del cheque se debitará de su cuenta.

 

Cheque de Viajero

Son cheques expendidos por el librado (banco)  a solicitud del librador y a su propio cargo, para ser utilizados en el extranjero. Son pagaderos por su establecimiento principal, las sucursales o corresponsales que tenga en el extranjero.

 

Cheque con talón para recibo

Son los que llevan adherido un talón separable que deberá ser firmado por el beneficiario al recibir el cheque y servirá de comprobante de pago, a este talón se le conoce como voucher.

 

Letra de Cambio

Es un título de crédito en el que una persona (librador) emite el documento y ordena a otra (librado o aceptante) que pague a una tercera (tenedor o beneficiario) determinada cantidad de dinero en la fecha y condiciones expresas en el documento. La letra de cambio puede contar con un Aval, quien sirve como garantía de pago, esto es opcional.

 

Pagaré

Es un documento a través del cual se compromete el librador (quien gira el documento) a pagar al beneficiario cierta cantidad de dinero, según los términos expresados en el mismo.

Este puede ser emitido en formatos impresos que venden las librerías o en papel bond, siempre que cumplan con los requisitos establecidos en el Código de Comercio.

 

El pagaré se utiliza con frecuencia en instituciones financieras para documentar créditos de montos voluminosos a mediano y largo plazo; dentro del documento se establece el porcentaje de interés y las amortizaciones sucesivas, si las hubiere, puede ser transferible mediante endoso.

 

Vale

Es un documento representativo de valores convertibles en efectivo, por el cual la persona que lo firma se reconoce deudora de otra por el valor de bienes entregados o servicios prestados y se obliga a pagarlos.

 

Regularmente se utiliza en transacciones de poco valor y de rápida recuperación. En las empresas lo utilizan con frecuencia en el manejo de caja chica como comprobante que se entregado cierto dinero a algún empleado para la compra de cierto articulo y al entregar la factura correspondiente y el vuelto, el vale se destruye.

 

Factura Cambiaria

Es un título de crédito que ampara la compra-venta de mercaderías, en la que el vendedor es el emisor y beneficiario del valor consignado en el documento. El comprador debe firmar la factura cambiaria aceptando la deuda, los intereses, mora y las condiciones del pago descritas en el mismo.

 

Tarjeta de crédito

Tarjeta emitida por una entidad bancaria que permite realizar ciertas operaciones desde un cajero automático y la compra de bienes y servicios a crédito; generalmente es de plástico y tiene una banda magnética en una de sus caras.

 

Una tarjeta de crédito es un rectángulo de plástico numerado, que presenta una banda magnética o un microchip, y que permite realizar compras que se pagan a futuro. Para solicitar una tarjeta de este tipo, es necesario dirigirse a una institución financiera o entidad bancaria, la cual solicitará al interesado una serie de documentos y garantías para asegurarse de que se trata de una persona solvente y capaz de cumplir con sus potenciales obligaciones de pago.