Catálogo de Cuentas - Glosario

Contabilidad II
Segundo Básico  

La Cuenta

Cuenta: Es un instrumento escrito donde se anotan en forma clara, ordenada y comprensible los valores monetarios indicados en los documentos contables. La cuenta consta de dos partes: Debe” y “Haber”.

CUENTAS PATRIMONIALES

Están integradas por los elementos del Patrimonio, también se les conoce como Cuentas Reales, ya que su saldo representa lo que tiene la empresa en un momento dado, es decir lo que posee y lo que debe, lo cual puede ser comprobado por el documento que lo ampara. Estas cuentas integran el Balance de Situación General y el inventario de la empresa y se clasifican en:

 

ü  Activo

ü  Pasivo

ü  Patrimonio Neto

 

Catálogo de Cuentas 

CUENTAS DE ACTIVO

 

Es el conjunto de cuentas que representan los bienes y derechos del comerciante o empresa. Su saldo por naturaleza deudor, el Debe siempre sumará más que el Haber. Las cuentas Principales del Activo son:

 

Ø  Caja: En esta cuenta se registra el dinero en efectivo y cheques recibidos para cobro. Es el dinero que la empresa tiene a su disposición de manera inmediata.

 

Ø  Caja Chica: Registra un fondo especial para gastos menores de la empresa (compra de escobas, trapeadores, desinfectantes, bombillas, etc.)

 

Ø  Bancos: Se registra el dinero que se encuentra depositado en los bancos, ya sea cuenta de monetarios o de ahorro, siempre que esté a nombre de la empresa o propietario.

 

Ø  Crédito Fiscal o IVA por Cobrar: Registra el Impuesto al Valor Agregado incluido en el precio de las compras que la empresa realiza y que el contribuyente tiene derecho de cobrar a la SAT, este cobro se hace a través de deducir este valor del Débito Fiscal.

 

Ø  Seguros Pagados por Anticipado: Son las pólizas de seguros que la empresa ha adquirido generalmente para cubrir el valor de sus mercaderías o materias primas en caso de robo o incendio, se pagan anticipadamente, como cuenta, se utiliza para registrar el importe del seguro adquirido, el cual generalmente cubre un año.

 

Ø  Sueldos Pagados por Anticipado: Se utiliza para registrar los pagos anticipados que la empresa hace por concepto de sueldo, a solicitud de los trabajadores. 

 

Ø  Alquileres Pagados por Anticipado: Comprende los alquileres de un bien mueble o inmueble pagados por anticipado, es decir, que la empresa pagó anticipadamente dos o más meses.

 

Ø  Comisiones Pagadas por Anticipado: Se utiliza para registrar comisiones que se han pagado por servicios que nos prestarán en el futuro o en el siguiente ejercicio contable.

 

Ø  Publicidad Pagada por Anticipado: Comprende los pagos anticipados que hacen las empresas por concepto de publicidad.

 

Ø  Clientes: Registra las deudas que la empresa tiene a su favor por concepto de venta de mercadería al crédito y que su saldo se espera recuperar en el transcurso de un año.

 

Ø  Deudores: Registra todas las deudas que la empresa tiene a su favor por cualquier concepto que no sea por venta de mercadería.

 

Ø  Documentos por Cobrar a Corto Plazo: Comprende los títulos de crédito a favor de la empresa de la empresa, por lo regular son a corto plazo; por ejemplo: Letra de Cambio, Pagaré, Factura Cambiaria, etc.

 

Ø  Corresponsales: Comprende las personas o sucursales que representan a la empresa en una localidad distinta, ya sea en otro país o ciudad.

 

Ø  Mercaderías: Registra todos los artículos o productos disponibles para la venta.

 

Ø  Especies Fiscales: Aquí se registra los timbres fiscales, sellos postales y papel sellado.

 

Ø  Papelería y Útiles: Bajo esta cuenta se encuentran todos los artículos que se utilizan dentro de la oficina; por ejemplo: hojas de papel bond, folders, lapiceros, sobres, contraseñas, facturas, recibos, libros, tintas para impresoras, correctores, etc.

 

Ø  Material de Empaque: Registra el material que sirve para empacar el producto, tanto de bodega como para la sala de ventas; por ejemplo: bolsas, cajas, papel kraft, etc.

 

Ø  Útiles y Enseres: Comprende los artículos para uso de mantenimiento y limpieza; como, escobas, trapeadores, aspiradora, líquidos para limpieza, etc.

 

Ø  Inversiones a Corto Plazo: Son inversiones en valores de carácter temporal que fácilmente se pueden convertir en efectivo; por ejemplo: un título negociable reembolsable a 90 días (menos de 12 meses). 

 

Ø  Inmuebles: Comprende los inmuebles que son propiedad de las empresa, tanto para uso propio como los que son dados en alquiler; ejemplo; Edificios, casas, bodegas, locales, oficinas, etc.

 

Ø   Mobiliario y Equipo: Comprende todos los muebles, escritorios, estanterías, casilleros, sillas secretariales, archivos, libreras, aparatos telefónicos, sumadoras, máquinas de escribir,  fotocopiadoras, etc.

 

Ø  Equipo de Computación: Registra las computadoras, impresoras, scanner, software y demás equipo relacionado a la tecnología.

 

Ø  Vehículos: Registra los vehículos que la empresa ha adquirido en propiedad para su servicio (generalmente lo usa la administración).

 

Ø  Vehículos de Reparto: Comprende los que la empresa ha adquirido para distribución de las mercaderías que se vendan (Paneles, Pick-ups, Camiones, Bicicletas de Reparto, Triciclos).

 

Ø  Maquinaria: Se integra por las máquinas utilizadas para fabricar el producto para la venta, su valor incluye el costo de montaje y adquisición.

 

Ø  Marcas y  Patentes: Comprende todas las erogaciones que la empresa haga para poder ponerle marca a un producto y poder patentarlo.

 

Ø  Gastos de Organización: Comprende todas las erogaciones que la empresa ha hecho para poder organizarse como tal. Dichos gastos pueden ser: los honorarios pagados al notario por la elaboración de la escritura de constitución, el impuesto pagado en el Registro Mercantil para la inscripción del comerciante individual o social y de la empresa, los timbres fiscales utilizados para legalizar los documentos, la adquisición de los libros de contabilidad, su habilitación y autorización , etc.

 

Ø  Gastos de Instalación: Comprende todas las erogaciones que la empresa ha hecho para poder instalarse, tales como: instalaciones eléctricas, adecuación de la sala de ventas y de las oficinas para hacerlas funcionales, etc.

 

Ø  Inversiones a Largo Plazo: comprende las inversiones para la adquisición de títulos en valores u otros bienes como terrenos, edificios, vehículos, que no son parte de la actividad principal de la empresa pero se adquieren con el propósito de tener una fuente futura de ingresos. 

  

CUENTAS DE PASIVO

 

CConstituye todos los elementos que representan obligaciones surgidas por el giro habitual de la empresa. Su saldo es por naturaleza acreedor por lo tanto el Haber siempre sumará más que el Debe. Las cuentas principales del Pasivo son:

 

Ø  Proveedores: Bajo esta cuenta se registran las deudas que la empresa tiene por compra de mercadería al crédito.

 

Ø  Acreedores: Registra las deudas que tiene la empresa por cualquier concepto que no sea compra de mercadería y que no se haya firmado ningún documento.

 

Ø  Débito Fiscal o IVA por Pagar: Esta cuenta registra el impuesto al Valor Agregado incluido en el precio de los productos que la empresa ha vendido o el servicio que ha prestado y que el cliente ha pagado al adquirir los mismos. El contribuyente tiene la obligación de pagar este impuesto a la SAT, el monto a pagar se determina restando el Crédito Fiscal que se tenga del mismo período.

 

Ø  Documentos por Pagar a Corto Plazo: Comprende aquellos documentos de crédito (Letras de Cambio, Pagarés, Facturas Cambiarias, etc.) que la empresa ha firmado y entregado a cambio de mercaderías o materias primas compradas al crédito u otra clase de bienes al crédito, o bien por préstamos recibidos y por otra clase de servicios recibidos y que debe pagar en un plazo no mayor de un año (12 meses o menos).

 

Ø  Préstamos Bancarios a Corto Plazo: Esta cuenta se utiliza para registrar las deudas que la empresa tiene con un Banco y que tiene que pagar en un plazo no mayor a 12 meses.

 

Ø  Hipotecas a Corto Plazo:  Esta cuenta se utiliza para registrar las deudas que la empresa tiene en un Banco o con otra Institución Financiera, habiendo dado como garantía de pago un bien inmueble, y que tiene que pagar en un plazo no mayor de 12 meses.

 

Ø  Cuentas por Pagar: Registra todos los préstamos adquiridos de instituciones bancarias, financieras o con terceras personas.

 

Ø  Cuotas Laborales y Patronales por Pagar: Registra la retención de la cuota laboral  IGSS que se aplica a cada trabajador sobre su sueldo y la cuota patronal IGSS sobre la suma total de sueldos ordinarios y extraordinarios que el empleador debe pagar cada mes.

 

Ø  Alquileres Cobrados por Anticipado: Comprende los alquileres que se han cobrado anticipadamente sobre un activo que se ha dado en arrendamiento.

 

Ø  Comisiones Cobradas por Anticipado: Comprende las comisiones que se han cobrado anticipadamente sin haberse prestado el servicio. Como cuenta se utiliza para registrar cantidades recibidas por concepto de comisiones por servicios que se prestarán en el futuro o en el siguiente ejercicio.

 

Ø  Intereses Cobrados por Anticipado: Comprende aquellas cantidades recibidas por concepto de intereses aún no devengados o ganados.

 

Ø  Documentos Por Pagar a Largo Plazo: Comprende aquellos documentos de crédito (Letras de Cambio, Pagarés, Facturas Cambiarias, etc.) que la empresa ha firmado y entregado a cambio de mercaderías o materias primas compradas al crédito u otra clase de bienes al crédito, o bien por préstamos recibidos y por otra clase de servicios recibidos y que debe pagar en un plazo  mayor de un año (Más de 12 meses).

 

Ø  Préstamos Bancarios a Largo Plazo: Esta cuenta se utiliza para registrar las deudas que la empresa tiene con un Banco y que tiene que pagar en un plazo mayor a 12 meses.

 

Ø  Hipotecas a Largo Plazo: Esta cuenta se utiliza para registrar las deudas que la empresa tiene en un Banco o con otra Institución Financiera, habiendo dado como garantía de pago un bien inmueble, y que tiene que pagar en un plazo  mayor de 12 meses.

 

 

Ø  Reserva para Indemnizaciones: Constituye la reserva creada para cubrir las indemnizaciones por servicios prestados de empleados que en algún momento se dará por finalizada la relación laboral. La Ley de Actualización Tributaria establece un límite del 8.33% del total de remuneraciones anuales. 

 

 CUENTAS DE PATRIMONIO NETO

 

Es la parte residual de los activos de la empresa una vez deducidos todos sus pasivos. Su saldo es por naturaleza acreedor, nace en el Haber y sus disminuciones se registran en el Debe. Las principales cuentas del Patrimonio son:

 

Ø  Capital: Esta cuenta se utiliza cuando la empresa es propiedad de una sola persona, registrando su patrimonio neto.

 

Ø  Capital Contable: Es el exceso del activo sobre el pasivo o bien es la diferencia entre el activo y el pasivo. La sección de capital contable en el Balance General o Balance de Situación General se le ha denominado también: Patrimonio Neto, Capital Social, Inversión de los Accionistas, Patrimonio de los Accionistas, Utilidades Retenidas o Utilidades No Distribuidas, Capital Neto, Capital Liquido, Capital Propio y Capital Real.

 

Ø  Capital Social: Se utiliza esta cuenta en empresas con personalidad jurídica colectiva y registra el valor de los bienes aportados por los socios de la misma.

 

Ø  Capital Autorizado: Es la suma máxima que una sociedad anónima puede emitir en acciones, sin necesidad de formalizar un aumento de capital. El Capital Autorizado podrá estar total o parcialmente suscrito al constituirse la sociedad y debe expresarse en la escritura constitutiva de la misma.

 

Ø  Donaciones: Constituye aportaciones recibidas de otras instituciones en donación.

 

Ø  Superávit: Registra las utilidades no distribuidas a los socios.

 

Ø  Déficit: Registra las perdidas obtenidas durante el ejercicio contable.

 

Ø  Reserva Legal: De conformidad con el artículo 36 del Código de Comercio de Guatemala, de la ganancia neta de cada ejercicio de toda sociedad, deberá separarse anualmente el cinco por ciento (5%) como mínimo para formar la reserva legal. Como cuenta, se utiliza para registrar el importe que se consignará para formar o incrementar la reserva legal. 

 

CUENTAS DE RESULTADOS

 

“PÉRDIDAS” O “COSTOS Y GASTOS”

Como su nombre lo indica, comprende todos los gastos de funcionamiento en que incurre la empresa, estos son gastos de operación, gastos de producción o compra de mercadería, gastos financieros y otros gastos. El saldo de estas cuentas es por naturaleza DEUDOR, sus incrementos se operan en el Debe y sus disminuciones en el HABER.  

 

Gastos de Operaciones Son los egresos de dinero que la empresa efectúa para el desarrollo del giro habitual de sus actividades. A su vez estos se clasifican en Gastos Administración y de Ventas. Las cuentas más comunes son:

 

ü  Sueldos o Salarios: es la cuenta que registra la remuneración pagada a los empleados por los servicios continuos prestados a la empresa.

 

ü  Sueldos de Administración: Comprende los sueldos ordinarios y extraordinarios del personal administrativo de la empresa, pagados o pendientes de pago, pero ya devengado.

 

ü  Sueldos Sala de Ventas: Comprende los sueldos ordinarios y extraordinarios del personal de la sala de ventas (o vendedores) de la empresa, pagados o pendientes de pago, pero ya devengado

 

ü  Bonificación Incentivo: Registra el pago que se le da a los empleados por concepto de bonificación incentivo laboral por Q. 250.00 mensuales.

 

ü  Cuotas Patronales: Constituye el pago de cuotas (12.67% sobre el total de sueldos) que el patrono ha pagado al IGSS.

 

ü  Publicidad: Registra los pagos efectuados para dar a conocer los productos que vende la empresa o los servicios que presta.

 

ü  Alquileres Pagados: Esta cuenta representa los pagos efectuados por arrendamiento de oficinas, bodegas o sala de ventas para la empresa.

 

ü  Reparaciones y Mantenimiento: Constituye los gastos por reparaciones y mantenimiento de vehículos, equipo de computación, mobiliario, etc.

 

ü  Papelería y Útiles Consumidos: Representa el gasto efectuado por hojas de papel, lapiceros, tintas para impresoras, sobres manila y toda clase de papelería consumida.

 

ü  Energía Eléctrica: Registra la energía eléctrica que se consume en la empresa. Es cuenta de Gasto, su saldo es  deudor.

 

ü  Depreciaciones: Registra los desgastes que sufren los activos fijos (Mobiliarios y Equipo, Vehículos, Maquinaría, Equipo de Computación, etc.) debido a su uso. Esta depreciación se calcula al final del ejercicio contable aplicando al valor del bien un porcentaje establecido en la Ley de Actualización Tributaria Decreto 10-2012.

ü  Amortizaciones: Registra el valor que por ley se debe rebajar a los activos intangibles.

 

ü  Impuestos y Contribuciones: Esta cuenta registra todos los impuestos que la empresa paga al Estado.

 

 

Gastos de Producción o Compras de Mercaderías

Estas cuentas están integradas por los costos en que incurre la empresa para producir los bienes para la venta.

s cuentas más relevantes son:

ü  Compras: Registra la adquisición de mercadería para la venta.

 

ü  Gastos Sobre Compras: Constituye los gastos efectuados como resultado de las compras de mercadería, como por ejemplo; transporte, combustible, impuestos, etc.

 

ü  Materia Prima: Es la compra de materiales para elaborar los bienes para la venta.

 

ü  Sueldos de Planta: Es el pago de salarios que devengan los empleados que trabajan directamente en la elaboración de los productos.

 

ü  Depreciación de Maquinaria: Registra el desgaste que han sufrido las máquinas que producen los bienes para la venta durante el ejercicio contable.

 

ü  Devoluciones y Rebajas Sobre Ventas: Son los gastos ocasionados por la devolución de mercaderías y las rebajas concedidas en las ventas.

 

Gastos Financieros

Son los desembolsos efectuados como resultado de las operaciones financieras. Sus principales cuentas son:

 

ü  Intereses Gasto: Registra los intereses pagados por préstamos obtenidos de una institución financiera o por otro medio.

 

ü  Comisiones Bancarias: Representa el pago efectuado a las instituciones bancarias por cualquier tipo de comisión.

 

ü  Fluctuaciones en las Tasas de Cambio: Constituye el monto equivalente a las variaciones en el tipo de cambio que se da en las inversiones de moneda extranjera.

 

“GANANCIAS”

Es el conjunto de cuentas que representan todos los ingresos percibidos por la empresa sin obligación de reembolso. Su saldo es por naturaleza de origen acreedor, sus incrementos se registran en el HABER y las disminuciones en el DEBE. Sus principales cuentas son:

 

ü  Ventas: Registra los ingresos obtenidos por venta de mercaderías al crédito y contado.

 

ü  Servicios Prestados: Constituye los ingresos obtenidos por la por la prestación de servicios brindados por la empresa. Siempre que sea del giro habitual de la entidad económica.

 

ü  Comisiones Cobradas: Comprende las comisiones cobradas por servicios prestados.

 

ü  Devoluciones y Rebajas Sobre Compras: Registra los ingresos obtenidos por la devolución que la empresa hace de compras de mercadería para la venta, así como rebajas concedidas por los proveedores.

 

ü  Alquileres Cobrados: Registra los ingresos provenientes de inmuebles( oficinas, bodegas, salas de ventas, etc.) arrendados a terceras personas.

 

ü  Descuentos Recibidos: Registra los descuentos otorgados por instituciones financieras u otros, al momento de cancelar un documento de crédito antes de su vencimiento.

 

ü  Intereses Producto: Registra los ingresos obtenidos por intereses generados en préstamos otorgados a terceras personas.

 

ü  Intereses Percibidos: Comprende el cobro de cantidades por concepto de intereses ganados o percibidos.

 

ü  Dividendos Recibidos: Registra los ingresos obtenidos por concepto de acciones que se tienen en al alguna Sociedad Anónima, siempre que al final del ejercicio contable se obtenga ganancia. 

 

 

CUENTAS DE ORDEN

Su registro es para efectos de control administrativo y se crean cuentas deudoras y acreedoras para no inferir en las cuentas de Patrimonio.

ü  Mercaderías Enviadas en Consignación: Comprende las mercaderías que nuestra empresa envía a otras empresas para que las vendan por nuestra cuenta. Es cuenta de orden activo, primero se carga y luego se abona, su saldo es deudor y representa el importe de las mercaderías enviadas en consignación.

 

ü  Ventas por Realizar: Comprende mercaderías que nuestra empresa envió  a otra empresa para que la venda por nuestra cuenta. Como cuenta, se utiliza para registrar el importe de las mercaderías enviadas. Es cuenta de orden pasivo, primero se abona y después se carga.

 

ü  Mercaderías Recibidas en Consignación: Comprende las mercaderías que otras empresas nos envían para que las vendamos por su cuenta. Es cuenta de orden activo, primero se carga y luego se abona, su saldo es deudor y representa el importe de las mercaderías recibidas en consignación pendientes de venderse.

 

ü  Comitentes por Mercaderías: Son las empresas que nos envían mercaderías en consignación. Como cuenta, se utiliza para registrar las mercaderías que otras empresas nos envían en consignación, es contracuenta de la cuenta Mercaderías Recibidas en Consignación. Es cuenta de orden pasivo, primero se abona y después se carga.

 

ü  Prendas Recibidas en Garantía: Se utiliza cuando la empresa vende al crédito y solicita al cliente una prenda como garantía de pago. Durante el tiempo de crédito otorgado, el bien dado en garantía tendrá que ser registrado bajo esta cuenta de orden; si el cliente no paga la deuda, el bien pasará a ser parte de la empresa y se deberá registrar como un activo. Esta cuenta es de origen deudor, su saldo inicial va en el DEBE.

 

ü  Acreedores Prendarios: Es la contracuenta de Prendas Recibidas en Garantía. Aquí se registran los bienes devueltos al cliente al momento de cancelar el crédito otorgado por compra de mercadería, Su saldo es por naturaleza acreedor.

 

ü  Documentos Descontados y Endosados: Esta cuenta registra los documentos de crédito que la empresa endosa a favor de una institución bancaria, financiera, o a un particular, con el objetivo de obtener inmediatamente el dinero que estos representan ya deducida la comisión correspondiente.

 

ü  Juicios Pendientes: Registra los juicios contra la entidad económica. La importancia de esta cuenta es mantener informados a los socios o propietarios de la empresa, que se tiene un juicio del que se espera un resultado, ya sea positivo o negativo.  

Estructura del Libro de Inventarios

(Cuentas que se registran)

ACTIVO

Corriente

Caja, Caja Chica, Bancos

IVA por Cobrar, Seguros Pagados por Anticipado, Sueldos Pagados por Anticipado, Bonificaciones Pagadas por Anticipado , Alquileres Pagados por Anticipado, Comisiones Pagadas por Anticipado, Intereses Pagados por Anticipado, Publicidad Pagada por Anticipado, Propaganda Pagada por Anticipado, Clientes o Deudores Comerciales (Menos Reserva para Cuentas Incobrables), Deudores, Otras Cuentas por Cobrar a Corto Plazo, Intereses por Cobrar, Comisiones por Cobrar, Corresponsales (Deudor), Anticipo a Proveedores, Anticipo sobre Compras, Documentos por Cobrar a Corto Plazo (Menos Documentos Descontados) etc.

Mercaderías, Material de Empaque, Papelería y Útiles, Útiles y Enseres, Especies Fiscales, Valores Mobiliarios, Inversiones a Corto Plazo, etc.

No Corriente  

Inmuebles, Maquinaria, Mobiliario y Equipo, Vehículos, Vehículos de Reparto, Equipo de Computación, Herramientas, Porcelana, Cristalería, Inversiones a Largo Plazo, etc.

Gastos de Organización o Gastos de Constitución, Gastos de Instalación (Menos Amortización Acumulada).

Marcas y Patentes, Derecho de Llave, Crédito Mercantil, Fama del Negocio, Derechos Literarios, Fórmulas, Concesiones (Menos Amortización Acumulada).

PASIVO

Corriente

Proveedores o Acreedores Comerciales, Acreedores, IVA por Pagar, Otras Cuentas por Pagar a Corto Plazo, Préstamos Bancarios a Corto Plazo,  Documentos por Pagar a Corto Plazo, IGSS por Pagar o Cuotas Patronales y Laborales por Pagar, IUSI por Pagar, ISR por Pagar (Menos ISR Trimestral), Prestaciones Laborales por Pagar, Anticipo sobre Ventas, Corresponsales (Acreedor), Intereses por Pagar, Comisiones por Pagar, Alquileres Cobrados por Anticipado o Alquileres Percibidos no Devengados, Comisiones Cobradas por Anticipado o Comisiones Percibidas no Devengadas, Intereses Cobrados por Anticipado o Intereses Percibidos no Devengados, etc.

No Corriente

Préstamos Bancarios a Largo Plazo, Documentos por Pagar a Largo Plazo, Hipotecas o Acreedores Hipotecarios, Acreedores a Largo Plazo, Otras Cuentas por Pagar a Largo Plazo, Emisión de Bonos, etc. Reserva para Indemnización, Reserva para Cuentas Jubilaciones, etc.

 

PATRIMINIO NETO

Capital, Capital Contables, Capital Social, Capital Autorizado, Reserva Legal, Superávit, etc.