Catálogo de Cuentas - Glosario
Segundo Básico
La Cuenta
Cuenta: Es un instrumento escrito donde se anotan en forma clara, ordenada y comprensible los valores monetarios indicados en los documentos contables. La cuenta consta de dos partes: Debe” y “Haber”.
CUENTAS
PATRIMONIALES
Están integradas por los elementos del Patrimonio,
también se les conoce como Cuentas Reales, ya que su saldo representa lo que
tiene la empresa en un momento dado, es decir lo que posee y lo que debe, lo
cual puede ser comprobado por el documento que lo ampara. Estas cuentas
integran el Balance de Situación General y el inventario de la empresa y se
clasifican en:
ü
Activo
ü
Pasivo
ü
Patrimonio Neto
Catálogo de Cuentas
CUENTAS DE ACTIVO
Es el conjunto de cuentas que representan los
bienes y derechos del comerciante o empresa. Su saldo por naturaleza deudor, el
Debe siempre sumará más que el Haber. Las cuentas Principales del Activo son:
Ø
Caja: En
esta cuenta se registra el dinero en efectivo y cheques recibidos para cobro.
Es el dinero que la empresa tiene a su disposición de manera inmediata.
Ø
Caja Chica:
Registra un fondo especial para gastos menores de la empresa (compra de
escobas, trapeadores, desinfectantes, bombillas, etc.)
Ø
Bancos: Se
registra el dinero que se encuentra depositado en los bancos, ya sea cuenta de monetarios
o de ahorro, siempre que esté a nombre de la empresa o propietario.
Ø
Crédito Fiscal o IVA por
Cobrar: Registra el Impuesto al Valor Agregado
incluido en el precio de las compras que la empresa realiza y que el
contribuyente tiene derecho de cobrar a la SAT, este cobro se hace a través de
deducir este valor del Débito Fiscal.
Ø
Seguros Pagados por
Anticipado: Son las pólizas de seguros que la empresa ha
adquirido generalmente para cubrir el valor de sus mercaderías o materias
primas en caso de robo o incendio, se pagan anticipadamente, como cuenta, se
utiliza para registrar el importe del seguro adquirido, el cual generalmente
cubre un año.
Ø
Sueldos Pagados por
Anticipado: Se utiliza para registrar los pagos
anticipados que la empresa hace por concepto de sueldo, a solicitud de los
trabajadores.
Ø
Alquileres Pagados por
Anticipado: Comprende los alquileres de un bien mueble o
inmueble pagados por anticipado, es decir, que la empresa pagó anticipadamente
dos o más meses.
Ø
Comisiones Pagadas por Anticipado: Se
utiliza para registrar comisiones que se han pagado por servicios que nos
prestarán en el futuro o en el siguiente ejercicio contable.
Ø
Publicidad
Pagada por Anticipado: Comprende los pagos
anticipados que hacen las empresas por concepto de publicidad.
Ø
Clientes: Registra
las deudas que la empresa tiene a su favor por concepto de venta de mercadería
al crédito y que su saldo se espera recuperar en el transcurso de un año.
Ø
Deudores: Registra
todas las deudas que la empresa tiene a su favor por cualquier concepto que no
sea por venta de mercadería.
Ø
Documentos por Cobrar a Corto
Plazo: Comprende los
títulos de crédito a favor de la empresa de la empresa, por lo regular son a
corto plazo; por ejemplo: Letra de Cambio, Pagaré, Factura Cambiaria, etc.
Ø
Corresponsales: Comprende
las personas o sucursales que representan a la empresa en una localidad
distinta, ya sea en otro país o ciudad.
Ø
Mercaderías: Registra
todos los artículos o productos disponibles para la venta.
Ø
Especies Fiscales: Aquí
se registra los timbres fiscales, sellos postales y papel sellado.
Ø
Papelería y Útiles: Bajo
esta cuenta se encuentran todos los artículos que se utilizan dentro de la
oficina; por ejemplo: hojas de papel bond, folders, lapiceros, sobres,
contraseñas, facturas, recibos, libros, tintas para impresoras, correctores,
etc.
Ø
Material de Empaque: Registra
el material que sirve para empacar el producto, tanto de bodega como para la
sala de ventas; por ejemplo: bolsas, cajas, papel kraft, etc.
Ø
Útiles y Enseres: Comprende
los artículos para uso de mantenimiento y limpieza; como, escobas, trapeadores,
aspiradora, líquidos para limpieza, etc.
Ø
Inversiones a Corto Plazo: Son
inversiones en valores de carácter temporal que fácilmente se pueden convertir
en efectivo; por ejemplo: un título negociable reembolsable a 90 días (menos de
12 meses).
Ø
Inmuebles: Comprende
los inmuebles que son propiedad de las empresa, tanto para uso propio como los
que son dados en alquiler; ejemplo; Edificios, casas, bodegas, locales,
oficinas, etc.
Ø
Mobiliario
y Equipo: Comprende todos los muebles, escritorios,
estanterías, casilleros, sillas secretariales, archivos, libreras, aparatos
telefónicos, sumadoras, máquinas de escribir, fotocopiadoras, etc.
Ø
Equipo de Computación: Registra
las computadoras, impresoras, scanner, software y demás equipo relacionado a la
tecnología.
Ø
Vehículos: Registra
los vehículos que la empresa ha adquirido en propiedad para su servicio (generalmente
lo usa la administración).
Ø
Vehículos
de Reparto: Comprende los que la empresa ha adquirido para
distribución de las mercaderías que se vendan (Paneles, Pick-ups, Camiones,
Bicicletas de Reparto, Triciclos).
Ø
Maquinaria: Se
integra por las máquinas utilizadas para fabricar el producto para la venta, su
valor incluye el costo de montaje y adquisición.
Ø
Marcas y Patentes:
Comprende todas las erogaciones que la empresa haga para poder ponerle marca a
un producto y poder patentarlo.
Ø
Gastos de Organización:
Comprende todas las erogaciones que la empresa ha hecho para poder organizarse
como tal. Dichos gastos pueden ser: los honorarios pagados al notario por la
elaboración de la escritura de constitución, el impuesto pagado en el Registro
Mercantil para la inscripción del comerciante individual o social y de la
empresa, los timbres fiscales utilizados para legalizar los documentos, la
adquisición de los libros de contabilidad, su habilitación y autorización ,
etc.
Ø
Gastos de Instalación:
Comprende todas las erogaciones que la empresa ha hecho para poder instalarse,
tales como: instalaciones eléctricas, adecuación de la sala de ventas y de las
oficinas para hacerlas funcionales, etc.
Ø
Inversiones a Largo Plazo: comprende
las inversiones para la adquisición de títulos en valores u otros bienes como
terrenos, edificios, vehículos, que no son parte de la actividad principal de
la empresa pero se adquieren con el propósito de tener una fuente futura de
ingresos.
CUENTAS DE PASIVO
CConstituye todos
los elementos que representan obligaciones surgidas por el giro habitual de la
empresa. Su saldo es por naturaleza acreedor por lo tanto el Haber siempre
sumará más que el Debe. Las cuentas principales del Pasivo son:
Ø
Proveedores: Bajo
esta cuenta se registran las deudas que la empresa tiene por compra de
mercadería al crédito.
Ø
Acreedores: Registra
las deudas que tiene la empresa por cualquier concepto que no sea compra de
mercadería y que no se haya firmado ningún documento.
Ø
Débito Fiscal o IVA por
Pagar: Esta cuenta registra el impuesto al Valor Agregado
incluido en el precio de los productos que la empresa ha vendido o el servicio
que ha prestado y que el cliente ha pagado al adquirir los mismos. El
contribuyente tiene la obligación de pagar este impuesto a la SAT, el monto a
pagar se determina restando el Crédito Fiscal que se tenga del mismo período.
Ø
Documentos por Pagar a Corto
Plazo: Comprende aquellos documentos de crédito
(Letras de Cambio, Pagarés, Facturas Cambiarias, etc.) que la empresa ha
firmado y entregado a cambio de mercaderías o materias primas compradas al
crédito u otra clase de bienes al crédito, o bien por préstamos recibidos y por
otra clase de servicios recibidos y que debe pagar en un plazo no mayor de un
año (12 meses o menos).
Ø
Préstamos Bancarios a Corto
Plazo: Esta cuenta se utiliza para registrar las
deudas que la empresa tiene con un Banco y que tiene que pagar en un plazo no
mayor a 12 meses.
Ø
Hipotecas a Corto Plazo: Esta
cuenta se utiliza para registrar las deudas que la empresa tiene en un Banco o
con otra Institución Financiera, habiendo dado como garantía de pago un bien
inmueble, y que tiene que pagar en un plazo no mayor de 12 meses.
Ø
Cuentas por Pagar: Registra
todos los préstamos adquiridos de instituciones bancarias, financieras o con
terceras personas.
Ø
Cuotas Laborales y Patronales
por Pagar: Registra la retención de la cuota laboral
IGSS que se aplica a cada trabajador sobre su sueldo y la cuota patronal
IGSS sobre la suma total de sueldos ordinarios y extraordinarios que el
empleador debe pagar cada mes.
Ø
Alquileres Cobrados por
Anticipado: Comprende los alquileres que se han cobrado
anticipadamente sobre un activo que se ha dado en arrendamiento.
Ø
Comisiones Cobradas por
Anticipado: Comprende las comisiones que se han cobrado
anticipadamente sin haberse prestado el servicio. Como cuenta se utiliza para
registrar cantidades recibidas por concepto de comisiones por servicios que se
prestarán en el futuro o en el siguiente ejercicio.
Ø
Intereses Cobrados por
Anticipado: Comprende aquellas
cantidades recibidas por concepto de intereses aún no devengados o ganados.
Ø
Documentos Por Pagar a Largo
Plazo: Comprende aquellos documentos de crédito (Letras de
Cambio, Pagarés, Facturas Cambiarias, etc.) que la empresa ha firmado y
entregado a cambio de mercaderías o materias primas compradas al crédito u otra
clase de bienes al crédito, o bien por préstamos recibidos y por otra clase de
servicios recibidos y que debe pagar en un plazo mayor de un año (Más de
12 meses).
Ø
Préstamos Bancarios a Largo
Plazo: Esta cuenta se utiliza para registrar las
deudas que la empresa tiene con un Banco y que tiene que pagar en un plazo
mayor a 12 meses.
Ø
Hipotecas a Largo Plazo: Esta
cuenta se utiliza para registrar las deudas que la empresa tiene en un Banco o
con otra Institución Financiera, habiendo dado como garantía de pago un bien
inmueble, y que tiene que pagar en un plazo mayor de 12 meses.
Ø
Reserva para Indemnizaciones: Constituye
la reserva creada para cubrir las indemnizaciones por servicios prestados de
empleados que en algún momento se dará por finalizada la relación laboral. La
Ley de Actualización Tributaria establece un límite del 8.33% del total de
remuneraciones anuales.
CUENTAS DE PATRIMONIO NETO
Es la parte
residual de los activos de la empresa una vez deducidos todos sus pasivos. Su
saldo es por naturaleza acreedor, nace en el Haber y sus disminuciones se
registran en el Debe. Las principales cuentas del Patrimonio son:
Ø
Capital: Esta
cuenta se utiliza cuando la empresa es propiedad de una sola persona,
registrando su patrimonio neto.
Ø
Capital Contable: Es
el exceso del activo sobre el pasivo o bien es la diferencia entre el activo y
el pasivo. La sección de capital contable en el Balance General o Balance de
Situación General se le ha denominado también: Patrimonio Neto, Capital Social,
Inversión de los Accionistas, Patrimonio de los Accionistas, Utilidades
Retenidas o Utilidades No Distribuidas, Capital Neto, Capital Liquido, Capital
Propio y Capital Real.
Ø
Capital Social: Se
utiliza esta cuenta en empresas con personalidad jurídica colectiva y registra
el valor de los bienes aportados por los socios de la misma.
Ø
Capital
Autorizado: Es la suma máxima que una sociedad anónima puede
emitir en acciones, sin necesidad de formalizar un aumento de capital. El
Capital Autorizado podrá estar total o parcialmente suscrito al constituirse la
sociedad y debe expresarse en la escritura constitutiva de la misma.
Ø
Donaciones: Constituye
aportaciones recibidas de otras instituciones en donación.
Ø
Superávit: Registra
las utilidades no distribuidas a los socios.
Ø
Déficit: Registra
las perdidas obtenidas durante el ejercicio contable.
Ø
Reserva Legal: De
conformidad con el artículo 36 del Código de Comercio de Guatemala, de la
ganancia neta de cada ejercicio de toda sociedad, deberá separarse anualmente
el cinco por ciento (5%) como mínimo para formar la reserva legal. Como cuenta,
se utiliza para registrar el importe que se consignará para formar o
incrementar la reserva legal.
CUENTAS DE RESULTADOS
“PÉRDIDAS” O “COSTOS Y GASTOS”
Como su nombre lo
indica, comprende todos los gastos de funcionamiento en que incurre la empresa,
estos son gastos de operación, gastos de producción o compra de mercadería,
gastos financieros y otros gastos. El saldo de estas cuentas es por naturaleza
DEUDOR, sus incrementos se operan en el Debe y sus disminuciones en el HABER.
Gastos de
Operaciones Son los egresos de dinero que la empresa efectúa
para el desarrollo del giro habitual de sus actividades. A su vez estos se
clasifican en Gastos Administración y de Ventas. Las cuentas más comunes son:
ü Sueldos
o Salarios: es la cuenta que registra la remuneración pagada a
los empleados por los servicios continuos prestados a la empresa.
ü
Sueldos
de Administración:
Comprende los sueldos ordinarios y extraordinarios del personal administrativo
de la empresa, pagados o pendientes de pago, pero ya devengado.
ü
Sueldos
Sala de Ventas: Comprende los
sueldos ordinarios y extraordinarios del personal de la sala de ventas (o
vendedores) de la empresa, pagados o pendientes de pago, pero ya devengado
ü Bonificación
Incentivo: Registra el pago que se le da a los empleados
por concepto de bonificación incentivo laboral por Q. 250.00 mensuales.
ü Cuotas
Patronales: Constituye el pago de cuotas (12.67% sobre el
total de sueldos) que el patrono ha pagado al IGSS.
ü Publicidad: Registra
los pagos efectuados para dar a conocer los productos que vende la empresa o
los servicios que presta.
ü Alquileres
Pagados: Esta cuenta representa los pagos efectuados por
arrendamiento de oficinas, bodegas o sala de ventas para la empresa.
ü Reparaciones
y Mantenimiento: Constituye los gastos por
reparaciones y mantenimiento de vehículos, equipo de computación, mobiliario,
etc.
ü Papelería
y Útiles Consumidos: Representa el gasto
efectuado por hojas de papel, lapiceros, tintas para impresoras, sobres manila
y toda clase de papelería consumida.
ü Energía
Eléctrica: Registra la energía eléctrica que se consume en la
empresa. Es cuenta de Gasto, su saldo es
deudor.
ü Depreciaciones: Registra
los desgastes que sufren los activos fijos (Mobiliarios y Equipo, Vehículos,
Maquinaría, Equipo de Computación, etc.) debido a su uso. Esta depreciación se
calcula al final del ejercicio contable aplicando al valor del bien un
porcentaje establecido en la Ley de Actualización Tributaria Decreto 10-2012.
ü Amortizaciones: Registra
el valor que por ley se debe rebajar a los activos intangibles.
ü Impuestos
y Contribuciones: Esta cuenta registra todos los impuestos que
la empresa paga al Estado.
Gastos de
Producción o Compras de Mercaderías
Estas cuentas
están integradas por los costos en que incurre la empresa para producir los
bienes para la venta.
s cuentas más relevantes son:
ü Compras: Registra
la adquisición de mercadería para la venta.
ü Gastos
Sobre Compras: Constituye los gastos
efectuados como resultado de las compras de mercadería, como por ejemplo;
transporte, combustible, impuestos, etc.
ü Materia
Prima: Es la compra de materiales para elaborar los
bienes para la venta.
ü Sueldos
de Planta: Es el pago de salarios que devengan los
empleados que trabajan directamente en la elaboración de los productos.
ü Depreciación
de Maquinaria: Registra el desgaste que han sufrido las máquinas
que producen los bienes para la venta durante el ejercicio contable.
ü Devoluciones
y Rebajas Sobre Ventas: Son
los gastos ocasionados por la devolución de mercaderías y las rebajas
concedidas en las ventas.
Gastos Financieros
Son los
desembolsos efectuados como resultado de las operaciones financieras. Sus
principales cuentas son:
ü Intereses
Gasto: Registra los intereses pagados por préstamos
obtenidos de una institución financiera o por otro medio.
ü Comisiones
Bancarias: Representa el pago
efectuado a las instituciones bancarias por cualquier tipo de comisión.
ü Fluctuaciones
en las Tasas de Cambio: Constituye el monto
equivalente a las variaciones en el tipo de cambio que se da en las inversiones
de moneda extranjera.
“GANANCIAS”
Es el conjunto de
cuentas que representan todos los ingresos percibidos por la empresa sin
obligación de reembolso. Su saldo es por naturaleza de origen acreedor, sus
incrementos se registran en el HABER y las disminuciones en el DEBE. Sus
principales cuentas son:
ü Ventas: Registra
los ingresos obtenidos por venta de mercaderías al crédito y contado.
ü Servicios
Prestados: Constituye los ingresos obtenidos por la por
la prestación de servicios brindados por la empresa. Siempre que sea del giro
habitual de la entidad económica.
ü Comisiones
Cobradas: Comprende las
comisiones cobradas por servicios prestados.
ü Devoluciones
y Rebajas Sobre Compras: Registra los
ingresos obtenidos por la devolución que la empresa hace de compras de
mercadería para la venta, así como rebajas concedidas por los proveedores.
ü Alquileres
Cobrados: Registra los ingresos provenientes de inmuebles(
oficinas, bodegas, salas de ventas, etc.) arrendados a terceras personas.
ü Descuentos
Recibidos: Registra los descuentos otorgados por
instituciones financieras u otros, al momento de cancelar un documento de
crédito antes de su vencimiento.
ü Intereses
Producto: Registra los ingresos obtenidos por intereses
generados en préstamos otorgados a terceras personas.
ü Intereses
Percibidos: Comprende el cobro
de cantidades por concepto de intereses ganados o percibidos.
ü Dividendos
Recibidos: Registra los ingresos obtenidos por concepto
de acciones que se tienen en al alguna Sociedad Anónima, siempre que al final
del ejercicio contable se obtenga ganancia.
CUENTAS DE ORDEN
Su registro es
para efectos de control administrativo y se crean cuentas deudoras y acreedoras
para no inferir en las cuentas de Patrimonio.
ü Mercaderías
Enviadas en Consignación: Comprende
las mercaderías que nuestra empresa envía a otras empresas para que las vendan
por nuestra cuenta. Es cuenta de orden activo, primero se carga y luego se
abona, su saldo es deudor y representa el importe de las mercaderías enviadas
en consignación.
ü Ventas
por Realizar: Comprende mercaderías que nuestra empresa
envió a otra empresa para que la venda por nuestra cuenta. Como cuenta,
se utiliza para registrar el importe de las mercaderías enviadas. Es cuenta de
orden pasivo, primero se abona y después se carga.
ü Mercaderías
Recibidas en Consignación: Comprende
las mercaderías que otras empresas nos envían para que las vendamos por su
cuenta. Es cuenta de orden activo, primero se carga y luego se abona, su saldo
es deudor y representa el importe de las mercaderías recibidas en consignación
pendientes de venderse.
ü Comitentes
por Mercaderías: Son
las empresas que nos envían mercaderías en consignación. Como cuenta, se
utiliza para registrar las mercaderías que otras empresas nos envían en
consignación, es contracuenta de la cuenta Mercaderías Recibidas en
Consignación. Es cuenta de orden pasivo, primero se abona y después se carga.
ü Prendas
Recibidas en Garantía: Se
utiliza cuando la empresa vende al crédito y solicita al cliente una prenda
como garantía de pago. Durante el tiempo de crédito otorgado, el bien dado en
garantía tendrá que ser registrado bajo esta cuenta de orden; si el cliente no
paga la deuda, el bien pasará a ser parte de la empresa y se deberá registrar
como un activo. Esta cuenta es de origen deudor, su saldo inicial va en el
DEBE.
ü Acreedores
Prendarios: Es la contracuenta de Prendas Recibidas en
Garantía. Aquí se registran los bienes devueltos al cliente al momento de
cancelar el crédito otorgado por compra de mercadería, Su saldo es por
naturaleza acreedor.
ü Documentos
Descontados y Endosados: Esta
cuenta registra los documentos de crédito que la empresa endosa a favor de una
institución bancaria, financiera, o a un particular, con el objetivo de obtener
inmediatamente el dinero que estos representan ya deducida la comisión
correspondiente.
ü Juicios
Pendientes: Registra los juicios contra la entidad
económica. La importancia de esta cuenta es mantener informados a los socios o
propietarios de la empresa, que se tiene un juicio del que se espera un
resultado, ya sea positivo o negativo.
Estructura del Libro de Inventarios
(Cuentas que se registran)
ACTIVO
Corriente
Caja, Caja Chica, Bancos
IVA por Cobrar, Seguros Pagados por Anticipado, Sueldos Pagados por Anticipado, Bonificaciones Pagadas por Anticipado , Alquileres Pagados por Anticipado, Comisiones Pagadas por Anticipado, Intereses Pagados por Anticipado, Publicidad Pagada por Anticipado, Propaganda Pagada por Anticipado, Clientes o Deudores Comerciales (Menos Reserva para Cuentas Incobrables), Deudores, Otras Cuentas por Cobrar a Corto Plazo, Intereses por Cobrar, Comisiones por Cobrar, Corresponsales (Deudor), Anticipo a Proveedores, Anticipo sobre Compras, Documentos por Cobrar a Corto Plazo (Menos Documentos Descontados) etc.
Mercaderías, Material de Empaque, Papelería y Útiles, Útiles y Enseres, Especies Fiscales, Valores Mobiliarios, Inversiones a Corto Plazo, etc.
No Corriente
Inmuebles, Maquinaria, Mobiliario y Equipo, Vehículos, Vehículos de Reparto, Equipo de Computación, Herramientas, Porcelana, Cristalería, Inversiones a Largo Plazo, etc.
Gastos de Organización o Gastos de Constitución, Gastos de Instalación (Menos Amortización Acumulada).
Marcas y Patentes, Derecho de Llave, Crédito Mercantil, Fama del Negocio, Derechos Literarios, Fórmulas, Concesiones (Menos Amortización Acumulada).
PASIVO
Corriente
Proveedores o Acreedores Comerciales, Acreedores, IVA por Pagar, Otras Cuentas por Pagar a Corto Plazo, Préstamos Bancarios a Corto Plazo, Documentos por Pagar a Corto Plazo, IGSS por Pagar o Cuotas Patronales y Laborales por Pagar, IUSI por Pagar, ISR por Pagar (Menos ISR Trimestral), Prestaciones Laborales por Pagar, Anticipo sobre Ventas, Corresponsales (Acreedor), Intereses por Pagar, Comisiones por Pagar, Alquileres Cobrados por Anticipado o Alquileres Percibidos no Devengados, Comisiones Cobradas por Anticipado o Comisiones Percibidas no Devengadas, Intereses Cobrados por Anticipado o Intereses Percibidos no Devengados, etc.
No Corriente
Préstamos Bancarios a Largo Plazo, Documentos por Pagar a Largo Plazo, Hipotecas o Acreedores Hipotecarios, Acreedores a Largo Plazo, Otras Cuentas por Pagar a Largo Plazo, Emisión de Bonos, etc. Reserva para Indemnización, Reserva para Cuentas Jubilaciones, etc.
PATRIMINIO NETO
Capital, Capital Contables, Capital Social, Capital Autorizado, Reserva Legal, Superávit, etc.